Arbeiten in entspannter Atmosphäre, in einem schönen Büro, welches sowohl Raum für Rückzug, als auch Raum für kommunikative Arbeitsphasen lässt – so sieht wohl der Traum eines jeden Büroarbeiters aus. Eine kreativ gestaltete Umgebung, in welcher man auch mal Abstand von dem momentan zu bearbeitenden Problem nehmen kann, um sich danach wieder voll konzentriert an den Laptop zu begeben, kommt nicht nur den Mitarbeitern zu Gute. Auch Unternehmen profitieren von so einer Arbeitsumgebung, denn eine Arbeitsumwelt, die für Input sorgt und ästhetisch gestaltet ist, fördert nachweislich die Motivation und die Produktivität der Mitarbeiter.
Vor allem große Unternehmen wie Google, Facebook und Twitter punkten bereits mit modern gestalteten Bürolandschaften und haben so einen Vorteil gegenüber anderen Konzernen im „War of Talents“ – dem Kampf um die besten Talente. So lässt sich Google zum Beispiel immer wieder neue Gestaltungen für die Arbeitswelt der Mitarbeiter einfallen: Die Büros in Mumbai sind mit bunten Flaschen und anderen Gebrauchsgegenständen gestaltet und zeigen eine Vielzahl beliebter, indischer Symbole auf. Die Londoner Bürolandschaft hingegen ist „very british“ eingerichtet und besticht mit 70er Jahre Kissen und Sesseln, die der gesamten Bürofläche ein nostalgisches Flair verleihen.
Kleinen und mittelständischen Unternehmen ist es allerdings meist nicht möglich, einen Designer bei der Neuausstattung der Büros zu Rate zu ziehen. Dennoch lohnt es sich, die Büros etwas anders zu gestalten, denn schon kleine Veränderungen können für einen großen Schub an Motivation bei den Mitarbeitern sorgen, wie eine Studie der FH Erfurt zeigt.
Warum ansprechende Büros?
Die Studie der FH Erfurt untersuchte sechs verschiedene Kriterien der Beschaffenheit moderner Büros: die Wirkung von Pflanzen, Raumaccessoires, Farbe, Einsehbarkeit/Fokalität, Angebotsvielfalt und Licht. Ziel war es, einen Zusammenhang zwischen diesen Gestaltungsfaktoren und der Motivation der Mitarbeiter herzustellen, sowie Nutzergruppen zu definieren.
Das Ergebnis ist überraschend, denn der positive Effekt von Pflanzen und Raumaccessoires war bedeutend größer als erwartet. Die beiden Gestaltungskriterien sorgen für eine Erhöhung der Motivation, der Produktivität und auch des Wohlbefindens der Belegschaft. Kleine und mittlere Unternehmen können also durch einen kleinen Geldeinsatz ein erheblich schöneres Arbeitsumfeld für ihre Arbeiter realisieren.
Die Studie zeigte weiterhin, dass auch teilweise einsehbare Räume und Rückzugsmöglichkeiten präferiert werden. Durch die Gestaltung einer modernen Bürolandschaft kann dies realisiert werden. Es wurden vier Nutzergruppen definiert, welche alle etwas verschiedene Ansprüche an ihre Arbeitsumwelt stellen. Diese sollten bei der Planung einer neuen Arbeitsumgebung berücksichtigt werden.
Die Funktionalisten stellen mit 6,8% die kleinste Nutzergruppe dar. Sie befürworten Büros ohne Accessoires und einem ihnen angestammten Arbeitsplatz. Außerdem präferieren sie eine gleichmäßige Ausleuchtung und gedeckte Farben. Für sie sollte ein Büro vor allem funktional sein und Raum für konzentriertes Arbeiten bieten.
Die Panorama-Orientierte Nutzergruppe wünscht sich eine Arbeitswelt, welche einen hohen Grad an optischer Abwechslung und tätigkeitsbezogenen Wechselmöglichkeiten bietet. Wichtig sind hierbei Gestaltungsmerkmale, wie klar einsehbare Räume, Pflanzen und eine wechselnder Arbeitsplatz.
32,5% der Büroangestellten können sich zu der Rückzug-Statischen Nutzergruppe zählen. Für sie ist es wichtig, einen festen Arbeitsplatz zu haben und einen teilweise einsehbaren Raum, der Rückzug ermöglicht.
Die Rückzug-Dynamischen machen mit 46,9% die größte Nutzergruppe aus. Sie ähneln in vielen Punkten den Rückzug-Statischen. Der Unterschied liegt darin, dass die Rückzug-Dynamischen einen wechselnden Arbeitsplatz stärker befürworten.
Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen dürfte die Studie von Interesse sein, da sie können ihre Arbeitsumwelt anders und besser gestalten können, ohne, wie Google, einen „Lead-Designer“ zu Rate zu ziehen. Eine weitere Möglichkeit das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu steigern, ist die Einrichtung der Büros mit ergonomischen Büromöbeln. Denn Ergonomie am Arbeitsplatz nimmt eine immer größere Rolle ein und ist auch durch geringen Einsatz realisierbar.
Ergonomie am Arbeitsplatz
Stundenlang an einem Arbeitsplatz im Büro sitzen, eingeschränkt in der Bewegungsfreiheit und auch ohne Anreiz zur Bewegung, sollte kein Standard in einer modernen Arbeitswelt sein. Besonders da Ergonomie am Arbeitsplatz immer mehr an Bedeutung gewinnt. Eine Studie von statista zeigt, dass in den letzten 12 Monaten 61,8% der Bevölkerung an Rückenschmerzen litt. Der häufigste Indikator zur Verordnung von Krankengymnastik sind Rückenschmerzen. 18,8% der deutschen Erwerbstätigen klagen daher explizit über berufsbedingte Rückenschmerzen. Dabei liegt die Ursache nicht mehr in einer Überbelastung, wie es noch vor 20 Jahren der Fall war, sondern in einer Unterforderung der Rückenmuskulatur. Stundenlanges Sitzen am Arbeitsplatzt auf einem nicht ergonomischen Stuhl schränkt die Bewegung und damit das Training der Muskulatur ein.
Die Lösung: Bewegung statt Entlastung. Dieses Prinzip kommt nicht nur der Rückenmuskulatur zu Gute, auch psychisch profitieren die Arbeiter. Denn ein Zusammenspiel von psychischem Stress am Arbeitsplatz und physischer Unterforderung führt öfter zu depressiver Stimmung. Dadurch kommt es auch im Unternehmen zu einem negativen Trend, denn Rückenschmerzen und Depressionen führen zu mehr Krankschreibungen.
Ein modernes Büro sollte dementsprechend so eingerichtet sein, dass es Bewegung ermöglicht.
Einfache Tricks, wie die Nutzung von modernen Bürostühlen, welche zur Bewegung animieren oder die Dezentralisierung der Schreibtischarbeit – der Drucker steht nicht mehr direkt am Platz, sodass aufgestanden werden muss – sorgen so für mehr Gesundheit. Sitzungen können im Stehen abgehalten werden, weiter entfernte Konferenzräume gewählt werden. Die Möglichkeiten sind vielfältig und sollten in die Planung einer neuen Arbeitsumwelt mit einbezogen werden.
Neben kleinen Änderungen sind manchmal auch größere Umgestaltungen nötig, wenn zum Beispiel von Zellenbüros in eine moderne Bürolandschaft gewechselt wird. Für eine solch große Veränderung ist eine gewissenhafte Planung nötig, damit die neue Bürolandschaft, welche vor allem die Effekte haben soll, Mitarbeiter zu motivieren und ein angenehmeres Arbeitsumfeld zu bieten, die gewünschte Wirkung hat.
Planung einer neuen Arbeitswelt
Von Beginn an muss sichergestellt werden: ohne die Akzeptanz der Belegschafft ist das Projekt einer Neugestaltung zum Scheitern verurteilt! Man stelle sich einmal vor, der Chef würde eines Tages im Büro eines Mitarbeiters stehen und erklären, dass die Wände des Einzelbüros zu Gunsten einer Bürolandschaft eingerissen werden. Der Mitarbeiter, der sich vielleicht das Einzelbüro über Jahre erarbeitet hat, wird wahrscheinlich nicht allzu erfreut über die Entscheidung sein, die über seinen Kopf hinweg getroffen wurde. Dabei bietet der Wechsel zu einer modernen Bürolandschaft einige Vorteile. Durch die offene Gestaltung mit wenigen Wänden entsteht mehr Raum. Der dazugewonnene Platz kann so für Kommunikationsbereiche und Rückzugsbereiche genutzt werden. Sogar Raum für eine Cafeteria und andere Flächen zur kreativen Kommunikation können so geschaffen werden. Zellenbüros hingegen sind akustisch und klimatisch leichter zu bedienen, aber auch hier kann in einer innovativen Bürolandschaft durch moderne Technik einiges verändert werden.
Die Vorteile müssen aber erklärt und der Mitarbeiter miteinbezogen werden, damit er das Projekt akzeptieren kann. Das fängt bereits bei der Zusammenstellung des Projektteams an. Nicht nur die Bauleiter sollten einbezogen werden. Wenn eine Arbeitswelt neu aufgebaut wird, muss die Kommunikation stimmen. Das nötige Knowhow besitzt die IT-Abteilung, weshalb auch Vertreter im Projektteam mit eingeschlossen werden. Eine Mitarbeitervertretung, die die Interessen der Mitarbeiter vertritt, sollte ebenfalls einen Platz finden. Sie kann mit ihrem Wissen, wie das Arbeitsumfeld möglichst effektiv für die Tätigkeiten gestaltet sein sollte, entscheidende Impulse geben. Auch die Geschäftsleitung muss mitwirken, denn das neue Arbeitsumfeld obliegt vor allem ihrer Verantwortung.
Bevor überhaupt mit der Planung begonnen werden kann, muss die aktuelle Lage des Büros analysiert werden. Interviews mit der Belegschaft und Begehungen können hier ein hilfreiches Mittel darstellen.
Sobald die eigentliche Planung in Angriff genommen wird, muss auf einige Aspekte Rücksicht genommen werden. Die Raumgliederung sollte genauestens geplant werden, denn in den seltensten Fällen ist ein Gebäude bereits auf die Anforderung einer Bürolandschaft abgestimmt. Für Akustik und Beleuchtung sind Spezialisten zu Rate zu ziehen.
Zuletzt kann die Gestaltung geplant werden. Wenn man die Studie der FH Erfuhrt im Hinterkopf behält, sollte diese aber auf die Interessen der Mitarbeiter abgestimmt sein, damit sie zu mehr Produktivität führen kann.
Moderne Arbeit muss und kann neu gestaltet werden, um die Effizienz des Unternehmens zu erhöhen. Dabei ist eine gewissenhafte Planung und die Miteinbeziehung aller Beteiligten ein Muss. Wenn die neue Arbeitswelt erfolgreich umgesetzt wird, verspricht sie viele Vorteile und Chancen, sowohl für das Unternehmen, als auch für die Mitarbeiter.
